La relazione di fine anno dell'attività dell'RPD/DPO

Siamo quasi a dicembre ed è già tempo per il Responsabile della protezione dei dati (aka DPO) di ottemperare a quanto disposto dall’art. 38 paragrafo 3 del Regolamento (UE) 2016/679, ove “il responsabile della protezione dei dati riferisce direttamente al vertice gerarchico del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento”.

La relazione di fine anno è un momento di accountability molto importante dell'attività del DPO, l'occasione per fare un bilancio della propria attività mettendone a conoscenza il vertice gerarchico dell'organizzazione per la quale svolge il proprio servizio di supporto, per questo è essenziale che durante il corso dell'anno il DPO abbia predisposto e tenuto aggiornato un registro dettagliato dei propri interventi. Ricordiamo quali sono i compiti del Responsabile della protezione dei dati:

• Sorvegliare l’osservanza del regolamento riguardo all’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di audit.
• Informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal regolamento.
• Fungere da punto di contatto per l’Autorità di controllo per questioni connesse al trattamento dei dati personali (per esempio in caso di ispezioni del Garante).
• Fornire se richiesto un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA)
• Cooperare con l’Autorità di controllo.

La relazione annuale è per il DPO anche l'occasione ti mettere in evidenza luci ed ombre del proprio incarico, per esempio se non ha ottenuto la necessaria collaborazione da parte degli uffici nello svolgimento della sua attività, è questo il momento di fare il punto della situazione coinvolgendo il management apicale. In particolare dalla relazione non dovrebbero mancare i seguenti punti:

• Un riepilogo delle richieste di pareri e dell'attività di supporto specialistico in materia di protezione dei dati personali
• Una sintesi delle richieste di accesso, rettifica, cancellazione, reclami da parte degli interessati.
• Informazioni relative allo svolgimento di attività formative per il personale. 
• Informazioni relative allo svolgimento di attività di audit. 
• Informazioni relative allo svolgimento di DPIA e relativi pareri.
• Un elenco della documentazione prodotta nelle attività di supporto, modelli, raccomandazioni, piani formativi, etc.
• In caso di data breach, una disamina puntuale dello svolgimento dei fatti e delle azioni intraprese.

La relazione del DPO è anche un momento di trasparenza riguardo alla propria attività che risulta essere essenziale in caso di avvicendamento del proprio ruolo con altro incaricato che in questo modo potrà conoscere il livello di compliance dell'organizzazione alla normativa vigente in materia di protezione di dati personali.